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Negoziazioni e amministrazione contratti

Se sta gareggiando per l'assegnazione di un appalto pubblico statunitense o ha già ricevuto un'assegnazione e sta eseguendo i lavori, è inevitabile che avrà a che fare con il personale addetto alle acquisizioni governative - in particolare, gli Specialisti di Contratto (CS), i Rappresentanti dei Funzionari di Gara (COR) e, soprattutto... i Funzionari di Gara (CO), che sono responsabili dell'attuazione del Regolamento Federale sulle Acquisizioni (FAR), hanno il compito di garantire l'integrità e la correttezza del processo di approvvigionamento e, nella maggior parte dei casi, selezionano il contraente vincitore. Il Funzionario di Gara è quindi fondamentale durante l'intero processo di acquisizione, ed è di fatto l'unico funzionario in tutto il governo statunitense che è autorizzato a firmare i contratti governativi.

 

In qualità di ex Specialista di Contratti governativi e Supervisore Senior dei Funzionari di Gara, ho una conoscenza approfondita di tutte le fasi del processo di acquisizione da parte del governo. Parlo la loro lingua! So cosa stanno pensando! Capisco la loro prospettiva e le loro preoccupazioni!

 

La mia vasta esperienza e la mia conoscenza dei funzionamenti dettagliati La terrà fuori dai guai e aiuterà la Sua azienda ad attraversare agevolmente e con successo le fasi chiave del processo di acquisizione: comunicazioni e risposte pre-aggiudicazione, valutazione delle proposte, negoziazioni delle proposte e amministrazione dei contratti post-aggiudicazione.


Pre-aggiudicazione
La fase di pre-aggiudicazione include una serie di attività chiave di pianificazione delle acquisizioni governative. Tali attività includono "Richieste di Informazioni" (RFI), con cui il governo intende valutare le capacità aziendali e l'idoneità dei contratti, conferenze "Pre-proposta", in cui il governo può illustrare i propri requisiti e spesso terrà incontri individuali, e l'emissione di "Sollecitazioni di Progetti" (Richieste di Proposta - RFP), che cercano commenti del settore sui requisiti governativi e sui potenziali termini e condizioni contrattuali. Nel corso di questi elementi chiave della procedura di pre-assegnazione, una risposta adeguata alle richieste e alle comunicazioni del governo può essere fondamentale per passare con successo alla fase successiva della procedura di appalto.


Valutazione della proposta
Durante la fase critica di valutazione della proposta, potrebbe scoprire che il governo ha domande sulla Sua proposta, sulle "Prestazioni Passate", o sulla Sua idoneità all'assegnazione. Queste domande sono denominate "Chiarimenti". I Chiarimenti sono disciplinati da una serie di norme e regolamenti rigorosi ed è fondamentale che le risposte siano formulate correttamente in modo da non avere inavvertitamente un impatto negativo sulla Sua capacità di ricevere l'aggiudicazione di un contratto. In questa fase, si può anche essere considerati come una di un certo numero di aziende da includere in una "Offerta Concorrenziale" - un gruppo di aziende che hanno presentato le proposte più votate, e con le quali il governo intende negoziare ulteriormente. In questo caso, il governo può impegnarsi in "Comunicazioni", i cui risultati possono portare all'inclusione della Sua azienda nell'Offerta Concorrenziale, o all'eliminazione da un'ulteriore concorrenza. Se la Sua azienda rientra in questo gruppo selezionato, le trattative (note come "Discussioni") avranno inizio.


Negoziazioni della proposta
In questa fase, la Sua azienda riceverà un feedback dai tecnici governativi e dai valutatori dei costi per quanto riguarda eventuali punti deboli e/o carenze significative della proposta. Potrebbe essere autorizzato a discutere tali questioni faccia a faccia con il personale addetto agli acquisti pubblici, o semplicemente potrebbe ricevere commenti scritti. Potrà quindi rivedere e ripresentare la Sua proposta per un'ulteriore valutazione. È fondamentale che quando si esamina il feedback dei valutatori governativi, si discutano i punti deboli con il personale governativo e si implementino le revisioni delle proposte, si comprenda appieno il processo di valutazione del governo, i criteri di valutazione specifici in base ai quali si viene valutati e le implicazioni sottostanti del feedback dei valutatori. In caso contrario, si rischia di ricevere valutazioni inferiori, il che può compromettere le possibilità di ricevere l'assegnazione. Essendo stato dall'altra parte del tavolo, gestendo questo processo per il governo, posso fornire informazioni e linee guida per aiutarLa a superare con successo questo momento critico.


Amministrazione dei contratti post-assegnazione
Ora che si è aggiudicato il contratto (supponendo che mi abbia assunto e che abbia seguito tutti i miei consigli!), passiamo alla fase di Amministrazione dei Contratti. Anche in questo caso, ci sono numerose insidie e una moltitudine di norme, regolamenti e responsabilità. È qui che una conoscenza approfondita dei tipi di contratti governativi è essenziale, in quanto i diritti e le responsabilità di ciascuna parte varieranno notevolmente, a seconda del tipo di contratto. I tipi di contratto più comuni includono contratti a Prezzo Fisso (FP), a Costo Rimborsabile (CR), in base a Tempo e Materiali (T&M) e contratti per tipo di Ordine dell'Incarico come Consegne Indeterminate, Quantità Indeterminate (IDIQ). Esistono anche contratti che incorporano varie combinazioni di questi tipi di contratti, denominati Contratti Ibridi. Quando si aggiungono tecniche e incentivi basati sulle prestazioni, la questione può diventare piuttosto complicata e rapida. Infine, poiché i requisiti governativi e il finanziamento dei contratti cambiano frequentemente nel corso delle prestazioni, è probabile che Le sarà regolarmente richiesto di sviluppare e negoziare proposte di cambiamento e di discutere la revisione dei vari termini e condizioni. La mancata comprensione dei Suoi diritti specifici in materia di costi, profitti, prestazioni e consegne accettabili, così come le modifiche contrattuali consentite possono costare molto, sia in termini di denaro che in revisioni negative delle prestazioni passate, che metteranno a repentaglio le future aggiudicazioni dei contratti.


Sia furbo... si avvantaggi sulla concorrenza!


Per aiutarLa ad affrontare con successo tutte queste fasi, ha assolutamente bisogno di qualcuno che sia "stato lì" e che abbia già "vissuto queste esperienze". In qualità di ex Specialista di Contratto, Funzionario di Gara e infine Analista di Appalti, può essere certo/a che la mia esperienza La guiderà e proteggerà con successo lungo tale percorso.

Integrità. Riservatezza. Esperienza ineguagliabile.

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